• Bücher und Aufzeichnungen (Jahresabschlüsse, etc.)
• Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen, …)
• Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr)
• Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg
• Inventurlisten
• Unterlagen für Anlagenkäufe
• Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind

Beispiel: Eine mit 3.1.2017 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden. Erst am 1.1.2025 darf man die Buchhaltungsunterlagen 2017 samt den zugehörigen Belegen vernichten.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, für das die Verbuchung des Beleges vorgenommen wurde. Bei einem vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr läuft die Frist von dem Kalenderjahr, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Bei EDV-Buchführung oder EDV-Aufzeichnungen sind die Daten in entsprechender elektronischer Form auf Datenträgern aufzubewahren und im Fall einer Prüfung zur Verfügung zu stellen. Es muss dabei aber die Unveränderbarkeit der Belege gewährleistet werden.

Für folgende Unterlagen bestehen längere Aufbewahrungspflichten:

• Unterlagen im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug von Grundstücken und Gebäuden müssen gemäß Umsatzsteuergesetz bis zu 22 Jahre lang aufbewahrt werden. Das ergibt sich aus dem 20-jährigen Berichtigungszeitraum von Vorsteuern und einer zweijährigen Errichtungs- bzw. Anschaffungsfrist.
• Unterlagen im Zusammenhang mit COVID-19-Unterstützungen (Investitionsprämie, Kurzarbeit, etc.) müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die siebenjährige Aufbewahrungsfrist gilt hingegen für die gewährten Verlustersätze, Fixkostenzuschüsse sowie Ausfallsboni.
• Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen sowie Versandhandelslieferungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue One-Stop-Shop (OSS) in Anspruch genommen wird, müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
• Aufzeichnungen von Plattformen für die Plattformhaftung durch Plattformbetreiber sind zehn Jahre lang aufzubewahren.
• Die Unterlagen müssen darüber hinaus länger als sieben Jahre aufbewahrt werden, wenn sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung sind (Abgabenverfahren: Beschwerde, Betriebsprüfung oder gerichtliches/behördliches Verfahren).

Gesellschaftsrechtliche Unterlagen sowie Verträge (relevante Kaufverträge, Mietverträge, Arbeitsverträge für aktive Dienstnehmer, etc.) sollen jedoch aus Beweissicherungszwecken länger aufbewahrt werden.

Sanktionen bei Nichtaufbewahrung der Unterlagen

Werden die Belege und Aufzeichnungen nicht fristgerecht aufbewahrt, kann dies in einer Schätzung der Einnahmen und Ausgaben durch die Abgabenbehörden enden. Derartige Schätzungen sind oftmals nicht im Sinne der Steuerpflichtigen und können ohne ordnungsgemäße Belege auch nur schwer bekämpft werden.

Darüber hinaus stellt die vorsätzliche Nichtaufbewahrung der Unterlagen eine Finanzordnungswidrigkeit dar, welche eine Geldstrafe von bis zu EUR 5.000,00 nach sich ziehen kann.